OneNote是Office中的一个组件。后来,云计算兴起来之后,OneNote也搭上了云存储云计算的顺风车,变成了一款可以通过“云”同步的笔记软件,并在iPad以及各种智能设备普及开之后,变成了一款免费的跨平台应用,支持Windows、iOS、、Android以及Windows Phone系统。

现在都2020年了,你还不知道Microsoft OneNote吗?

Mac和iPad Pro上的OneNote同步内容

OneNote的笔记本外观模仿了文具店里能够买到的那种带分隔标签的活页笔记本的样式。但是,如果你认为,这就是OneNote的全部,那就大错特错了。从2002年以来,各种笔记软件和知识管理软件层出不穷,比如大家熟悉的EverNote(印象笔记)、为知笔记、有道云笔记等,但是,在所有这些笔记中,我最喜欢用且一以贯之坚持使用的,只有OneNote。之所以一直使用它,是因为我发现OneNote有以下的优点。

OneNote的笔记管理功能

1. 立体的层级结构

和大多数笔记或知识管理软件一样,OneNote使用逻辑层级结构来管理笔记。

OneNote最明显的层级结构,是其笔记本的基本形态。用户在软件内,首先是创建一个可以包含多个分隔标签的笔记本。这是第一个层级。

第二个层级,是标签页的群组。我们可以把多个标签组合起来,形成一组。

第三个层级,是在笔记本内部创建的多个标签页。这种标签和大家在文具店买到的带分隔标签的笔记本很相似,所以一看就知道怎么用,无需多解释。

第四个层级,是在标签页下创建的笔记页面。注意,每个笔记页面的长度和宽度是不限的,尤其是长度,完全依据笔记的内容而定。

第五、六个层级,是笔记页面的子页面。OneNote支持在某个页面下创建最多两级的子页面。

这样算起来,OneNote一共支持6个层级,用来管理我们的笔记是足够了。

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图1. OneNote的笔记层级关系

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图2. 我的一个OneNote笔记本:翻译教学与研究

2. 标签体系

除了层级关系这一知识管理的维度之外,OneNote还有另一个信息管理维度。这就是它的标签体系。

你可以在不同的笔记条目上使用标签来标记笔记的内容,比如针对一句话或者一段话,或者整个笔记的标题。事后,我们在浏览笔记的时候,除了可以按照笔记的逻辑结构,从笔记本到标签页再到笔记页面的标题等一一去查找,也可以使用标签来查找带有特定标签的所有笔记。

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图3. OneNote中的标签

OneNote中的标签支持自定义。比如,我是大学教师,常用的标签有“重要”“待办事项”“研究课题”“论文选题”等等。给笔记的条目赋予了标签之后,就可以在搜索的时候,搜索相关的标签项,这样,不论你有多少条笔记,都能把具有同一种标签的笔记汇总在一起。所以,当我要查找论文写作思路的时候,我就可以把所有带有“论文选题”标签的笔记都过滤出来,然后逐一浏览。

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图4. OneNote的标签搜索(过滤)功能

3. 强大的搜索功能

另外一个办法就是使用搜索功能。为了加快搜索的速度,默认是在当前页面搜索。我们也可以选择在整个笔记本或是当前帐户的所有笔记本中进行全局搜索。

上述三个特性合在一起,就让OneNote变成了一个立体的信息管理系统:第一个维度是层级关系;第二个维度是标签体系;第三个维度是全局关键词搜索

OneNote的其他特色功能

1. 手写功能

OneNote的自从推出之后最重大的一次升级,就是适配Surface Pro系列及手写笔。记得在发布会上,微软的Panos Panay拿着Surface的手写笔,嵌动一下,Surface屏幕点亮,OneNote铺开了一张便笺,等待用户手写输入笔记。这,的确算得上是电脑上难得的优雅操作。我一直认为,Surface系列+手写笔+OneNote,是近10年来最好的软硬件组合。很多人被乔布斯扭曲现实的魅力蛊惑,被苹果系列产品的设计的闪光点晃了眼,而没有认识到“苏菲”组合的优雅与魅力。我同时使用iPhone、iPad Pro、Apple Pencil、MacBook Pro,以及苏菲系列的Surface Pro和Surface Go加Surface手写笔,对比之下,苹果的产品固然有续航好、生态系统好等优点,但是MacOS和iOS的割裂也是显而易见的。其实论及生产力,Surface 系列远远超过水果组合。

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使用手写笔在OneNote里手写笔记,可以打开页面格子的功能,共有三种横线和三种网格形态可选。OneNote会自动识别数字墨水书写的文字,所以手写的内容也能搜索到。

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图5.在Surface Go上用Surface手写笔在OneNote中绘制的示意图

2. 从其他应用打印输出到OneNote的功能

OneNote支持从其他应用程序,比如Word、PDF阅读器等“打印”文档,发送到OneNote成为笔记页面。由于OneNote的页面宽度和长度不限,我们可以很方便地在打印输出的页面上用手写笔进行批注。最初,微软发布iOS的OneNote版本的时候,还很“小气”地故意不给它手写的功能,就是为了让自己的Surface系列能独占一段时间的这种杀手级应用。在iOS上,有几款应用软件也专注于阅读PDF文献记笔记,比如MarginNote和LiquidText等。但是,那些都是收费软件。其实,如果没有特别要求,对于大多数教师和学生而言,只需把PDF拖入OneNote, 就有了非常好的边阅读,边做Margin Note的功能。

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图6. 打印输出到OneNote的PDF文件并用手写笔批注

3.把文字转为图片

在PC平台上,从OneNote复制文字粘贴到微信和QQ的对话框,得到的不是文本,而是为文字图片。这个特性让人迷惑,但用上一段就会上瘾,还免除了我们特意安装一款文字转图片软件的麻烦。

4. 公式计算

公式与计算的功能估计中学生们很喜欢吧。可惜,很多中学生被老师和父母剥夺了用电子产品的机会。先进的技术的确是双刃剑,“买前生产力,买后爱奇艺”,各种PAD的命运,确实让老师和家长对于交给孩子一个强大的平板电脑不放心。此处不多言。

OneNote,最强大的笔记工具,没有之一

最近在研究Notion这款非常酷的笔记工具,也有部分笔记工作迁移到上面。但是,我觉得,Notion对于绝大多数用户有点太抽象了。OneNote集易用性和丰富强大的功能于一体的。上面所述的特性,只不过是OneNote最重要的一些。综合而言,OneNote应该是近十年来最佳的软件创意。更何况,微软还把它完全转为了免费、跨平台的软件。借助OneDrive,我们可以拥有5G的笔记空间(假设你的OneDrive不用来存储其他内容的话)。而只需每年380多块钱,就能拥有1T的空间,以及微软全家桶最新版的使用权(教师和学生可以安装在多台设备上)。比起很多笔记软件,这个价格可以说是极其良心了。毕竟,某笔记软件一年的费用,也在150左右呢(注意是仅仅笔记哦);而一款国际上比较出名的MarkDown编辑器Ulysses,每年的租金是40美元。相比之下,微软365的价格可是包括了Word、、PowerPoint以及OneDrive云盘的全家桶啊。当然了,吃喝玩乐总比工作用的工具更贵,爱奇艺的会员是不是更坑,400多一年买了VIP,很多影视剧你还是不能看……

OneNote尤其适合教师、学生、记者等天天和文字打交道的人。最后放一张图,是我的教学计划教案的截图。笔记本的结构如下:

  • 笔记本名称:
  • 翻译教学与研究
  • 标签页:
  • CAT教案(2019)
  • 页面:
  • Lecture 4……
  • 子页面:
  • Structureddocument in Word (continued)…

在这个笔记本中的CAT教案标签中,其下所属的每个页面都是一个单元的教案。每个单元下面可以根据需要添加多个子页面,用来存放参考内容、扩展阅读文章等。

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图7. 我的教案笔记本

OneNote绝对应该是十多年来最值得教师和学生关注的应用。早用早享受。

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