一.什么是知识管理

什么是知识管理?知识管理(KnowledgeManagement,KM)就是把“隐形知识显性化”,是一项涉及知识库、过程资产、环境和交流等元素的整合过程,所管理的知识将作为一个团队/组织中过程资产的重要组成部分。所谓隐形知识,按照这个名词提出者迈克尔·波兰尼的说法,是指那些未被表述的知识,像我们在做某事的行动中所拥有的知识。软件行业中,许多隐形知识往往对研发的成功至关重要,这就是我们要进行知识管理的目的所在。

个人知识的层次一般认为分为6个层次,我们就日常大家都在用的电脑举例说明:

Know-What(客观的认知):如桌上的这台是电脑

Know-How(能力的认知):如这台电脑能用来写代码

Know-Why(规律原理的认知):如这台电脑能写代码是因为计算机的基础原理以及代码编写软件所支持的功能特点

Mentor(交流传递隐性知识):如我跟别人讲这台电脑是能写代码的,这个过程涉及计算机的一些基础原理以及代码编写软件等的使用

Publish(交流传递显性知识):如我写一本书说这台电脑怎么用来写代码

Innovation(知识创新):如根据这台电脑写代码的情况,提出如何通过改进代码编写工具的功能进行代码编写效率的提升

我们可以看出客观的认知到知识创新对知识管理要求逐步提高,大家可以做一下判断看看自己所处的环境中知识管理处于以上哪一个层次?

个人认为可能一般处在3~4层的环境会比较多,到第5层对知识管理而言已经是很高的层次,而知识管理是需要成本的,包括主要如下三方面的成本:

知识保存的成本:知识收集保存以及编辑、整理保存的速度,会极大的影响到知识收集的效率;同时,软件行业的知识必然是多角度、全方位进行收集的,基于办公室、家庭、出差等多环境下的基本配置,知识的同步成本的高低也成为相当关键的一环。

知识转移的成本:知识首先需要便于收集,到便于搜索,再到便于记忆,再到便于组织共享,每个步骤都会产生一定的成本。

知识转化的成本:每一个环节都有知识过滤、提取和转换的过程,相关的操作会非常频繁,如果管理不当,转化成本也是不容忽视的。

二.我们缺少什么?

作为软件行业的从业人员,当你遇到如下工作场景是,是否有考虑我们缺少了什么?

当同样的步骤需要重复发生?

当信息传递因为人而中断?

当团队工作需要一定规则?

当基础信息需要不断保持最新?

当有人事变动需要交接?

我的答案是我们缺少一个平台,一个团队知识管理的平台。这个平台在数据管理上应该具有以下特性:

数据在公司内部:目前市面上有很多托管的数据管理平台,但这些平台中的内容基本都是维护在公网环境中,相比数据维护的权限掌握在别人手里,把数据保存在公司内部显然从安全性和操作性上都是更优的

方便团队协作:解决上述问题的初衷就是更加有效的进行团队协作,本文也是从团队知识管理而不是个人知识管理的角度出发进行探讨

内外网联通:数据保存在公司内部,也就是内网环境的话,需要进行内外网互通确保在公司外部环境下通过VPN等访问方式同样可以使用知识管理平台。下图就是内外网联通环境结构示意图:

Microsoft OneNote 关于团队的知识管理平台

通过知识管理平台的搭建,我们希望在时间(anytime)、空间(anywhere)和成员(anybody)等维度上该平台能够为我们提供清晰、高效的信息共享,包括项目知识、产品知识、研发知识、运营知识等研发团队中需要把控的各个方面。

日常工作过程中,团队知识管理有很多潜在的需求,如:

我们需要在统一的空间中管理信息资源,包括文本信息、表格数据;图片信息、手写信息、各种图形符号;来自网络当中的各种信息;甚至要涉及到音频、视频、影像资料

随时随地查找所需信息

团队之间的高效协作与信息共享

信息的安全性和可靠性

通过知识管理平台的建设我们的目的就是要满足这些需求,OneNote就是能满足这些需求的一种体现平台化体现。

三.什么是OneNote?

OneNote是Office2007开始自带的工具。如果用过Word和Excel,那OneNote上手的成本几乎为0;同时,OneNote与Office其他工具之间的集成成本也几乎为0,考虑到Office工具的普及型,OneNote无疑具有先天优势。OneNote特别适合以下工作场景:

对不太适合放到电子邮件、日历或正式文档中的零散信息进行组织

收集会议或讲座笔记供以后参考

收集来自网站或其他来源的调查内容,并为自己或他人添加批注

跟踪下一步要做的事项,以免遗漏任何事情

通过项目共享笔记和文件,与其他人紧密协作

如果我们把OneNote比作一本书,那它的基本组织结构可以理解为:

Microsoft OneNote 关于团队的知识管理平台

通过笔记本->分区->页面这三级层次结构,为信息的维护提供清晰的信息存储结构。在每个页面中,OneNote能全方位整合信息,如:

对各类文本、表格、列表信息而言,输入方式灵活多样、位置调整简便快捷、拖放操作得心应手

各类文档统一管理,、Excel、PowerPoint……

支持图片插入、屏幕剪辑一键搞定等

支持音频、视频,信息之间的超链接等,效果如下:

Microsoft OneNote 关于团队的知识管理平台

对一个知识管理平台而言,即时搜索信息是最基本的功能。与其他Office系列工具一样,OneNote支持在收集的所有信息中进行快速搜索并根据指定条件检索重要记录。

同时,能够实时共享与团队协作也是知识管理平台的核心要求,OneNote可以在多个环境下使用笔记本。在以下团队协作情况时非常有用:

工作单位的一台台式机和一台便携式计算机

几台连接到同一网络的个人计算机

无网络情况下信息保存,有网络时自动同步

所有团队实时面对一个统一视图

将笔记发送、共享给他人,通过电子邮件、PDF、或直接发送至Word文档

四.如何有效使用OneNote?

有了OneNote这个平台,我们还需要梳理一下使用上所谓的最佳实践。第一条实践就是创建OneNote知识管理服务器,该服务器位于公司内网的某台物理机器上。OneNote服务器在文件物理组织上实际上就是一个普通的文件夹结构,如下图:

Microsoft OneNote 关于团队的知识管理平台

团队成员通过访问这个文件夹结构就能创建与该OneNote服务的连接并进行更新和提交操作:

Microsoft OneNote 关于团队的知识管理平台

个人觉得如果团队的知识管理刚刚起步,则最好鼓励大家都能上去写点东西,格式和内容上不用限制,但如同其他共享工具一样,对同一个资源的并发修改势必会导致冲突,所以OneNote使用第二条实践是分知识领域、分阶段整理并实行知识领域责任人制。如对项目管理知识而言,每个项目都应指定一个责任人,该责任人全权负责该项目的知识管理工作,其他人可以浏览该项目相关信息而不建议提交和更新。

第三个实践是关于沟通模式,关于沟通模式的介绍可以参考我的另一片博客《沟通管理–关于信息的有效传递和维护》。OneNote是典型的拉模式工具,但不具备很好的版本控制功能,所以不适合文档的版本管理,即OneNote上存在的应该都是一些相对静态的文档。

另外一个比较好的实践是团队日历,如下图,团队成员通过OneNote上的团队日历视图进行计划管理。由于OneNote上的更新能实时反馈到各个接入客户端,所以团队日历非常适合进行计划、时间、范围等的动态更新,并在团队会议上进行信息同步。

Microsoft OneNote 关于团队的知识管理平台

五.小结

OneNote是一个简单、实用的知识管理工具,但工具毕竟只是工具,如何高效的建立和维护项目、产品、研发等核心知识领域中的知识才是团队知识管理的本质,而这一过程需要我们在实际环境中进行不断的裁剪和改进。

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