大约三年前开始接触Evernote这套云端的笔记软体。从刚开始随意玩玩,到现在同时成为我电脑桌面、手机、和平板第一页的捷径,可以说我的工作和生活已经离不开这头绿色大象了(Evernote的商标图示)。

Evernote用法详解
 

Evernote不光是一套工具软体,它基本上也代表了个人生活和工作上整理讯息与取用资料的方式,所以这几年下来我不断尝试各种路数来使用这软体,大概到了今年我的使用方式才慢慢稳定下来,今天就想跟各位分享一下我是如何使用这套工具的,也希望听听各位使用者的意见,大家交流交流。

如果你未曾使用过Evernote,你可能得先装起来用用看,或是上网浏览一些基本教学后再回来这里(推荐电脑玩物网站)。本篇我不打算介绍基本功能和操作方式,甚至不会贴画面截图,主要是针对一些使用心法来讨论。

我拿Evernote做什么?

我自己是把Evernote当作一个「私有资料库」,或者说「大脑的外接硬碟」这样的角色来看待。总之生活与工作上各式各样的资讯都可以是Evernote搜罗的目标。大家每天都会用到Google,而Evernote对我来说就是我私有的Google。在网际网路上找东西有时候是大海捞针,这Evernote资料库就像是随身携带的个人资料柜,里面有我平时搜集的资讯以备不时之需。

Evernote基本上不是设计来做文件的,所以它的排版表格功能非常阳春,如果对格式有较多要求的人应该考虑Office系列或是OneNote(微软出的笔记软体)。

我的Evernote里有哪些资料?

很多很杂,依据取得来源的话大致有这些:各种手打输入的笔记、浏览器撷取的网页、扫描器扫入的名片和文件、手机拍摄的文件或相片、档案总管拖曳进来的档案、手机录制的声音档、平板电脑的手绘等等。我觉得这是Evernote厉害的地方,他们设计了各式各样的媒介让使用者吸纳各种资讯。键盘输入或是网页剪贴就不提了,浏览器上有外挂可以一键将网页汇入Evernote(我用的是Chrome的Evernote plug-in还有Clearly程式)。越来越多的扫描器可以直接将结果输入Evernote(我用的是Fujitsu SnapScan S1300)。Evernote也支援手机的照相和录音功能,平板电脑的手绘APP也可直接和Evernote同步(我用的是iOS的Penultimate)。

更让我惊喜的是,用手机拍摄书本文件,Evernote竟然可以自动文字辨识。如果你有买专业版的话,拖曳进Evernote的文件(Office和PDF)也都可以进行全文检索的功能。

这么多资料该如何整理与搜寻?

我的心得是,除非必要,否则绝对不要花时间整理!使用电脑时我们习惯用档案总管建好目录,将档案分门别类地安置、取好档名,以免要用的时候找不到,但Evernote的使用观念我觉得是完全不同的,它比较类似一个私有云。因为几乎每一笔资料(或称为记事)都可以进行全文检索,特别花工夫去分门别类其实很没效率。此外,因为资料很杂,要建立像档案总管一般的目录结构是很困难的(我曾经浪费不少青春在这里),最简单的方法就是像用Google一样直接关键字搜寻。如果你的记事是一张图档、一段录音,你可以在记事上输入一些关键字,以方便日后搜寻,这是一个使用上的技巧。

记事本(Notebook)和标签(Tag)要如何搭配使用?

这是网路上很多人在询问的问题,我自己也思索了很久。我目前归纳出来的作法是:记事本主要用来区分资料的属性,而标签主要对应需要的行动。我知道这两句话有点抽象,而且刚刚不是还说不要整理吗?别急别急,请继续看我的说明。

首先我来展示一下我的Evernote里到底有那些【记事本】:

0.资料堆:预设资料夹,不归类在以下记事本的通通放在这里。
1.个人手帐:主要是我自己输入的各种记事和心得,公私皆有。
2.教学笔记:与课程有关的纪录。
3.疑难手册:主要是各种软体教学、电脑疑难处里的资料搜集。
4.美食剪贴:餐厅的名片或介绍文。
5.名片夹:就是名片夹
6.个人卷夹:各种证照证书、单据、合约、保单等。

我们可以把Evernote记事本想像成各式各样收藏资料的实体(我在命名上也反映了这概念),例如我们会有本日记来记录自己的心得,可能有本剪贴簿搜集旅游美食的情报,名片夹存放名片,透明夹来置放属于个人的文件等。我认为记事本的数目应该越少越好,因为它的目的不是让我们搜寻,而是让我们在同一属性资料中做连续的翻找(类似翻阅过往日记,浏览餐厅、翻找名片等)。绝大多数的资料(例如网页的撷取)其实不需要特别归类,直接留在【0.资料堆】里面就可以了,反正需要的时候我们可以用关键字搜询。

至于Evernote的标签功能,我主要用来和我要展开的作业(或任务)相连。你看一下我目前常用的标签或许就会懂我的意思:

_正在进行中
_待读文章
_准备讲座S003
_设计课程320
_筹备东京之旅

上面每个标签都和特定的工作或是动作有关,比方我搭捷运时就可以选择【_待读文章】中所有的记事来阅读。准备讲座时也只要选择相对应的标签就可以一次浏览相关记事。值得一提的是,每笔记事只能选择放入一个记事本,但却可以同时指派多个不同的标签,例如某篇网站上看到的好文章我会留在【0.资料堆】这个记事本中,但在标签设定上,可以同时属于【_待读文章】也可以同时是【_准备讲座S003】,这样每次要展开特定工作时,只要点选适当的标签即可。

我猜一定有人跟我之前一样,每建立一则记事,就会想要根据个人、公司、财务、娱乐这些内容上的属性来指派标签,我后来发现这是很没意义的。当你的资料越建越多时,你不太可能会点选【公司】这个标签来看看里面有哪些东西,里头可能是成百上千笔记事啊!况且每次新增一笔记事就要下标签设定记事本,我打赌你很快就会半途而废,因为实在太麻烦啦!再次重申,寻找特定记事最好的方法就是关键字搜寻,除非有明确的使用情境,否则不需要进行整理。如果你有安装Chrome的plug-in,在使用Google的时候,浏览器也面上也会同步搜寻Evernote里面的内容,等于公有云和私有云都同步查找了!

结语

其实Evernote的功能还有很多,有些还挺好用的。例如「加密选取的文字」功能可以把记事中一段内容(例如密码)进行额外的加密;「复制记事连结」功能我偶尔也会用,有些比较大的专案牵涉到不少相关记事,我会建立一份类似「网站地图」总记事,把其他多个附属记事的连结都贴上去,这也是不错的用法,大家可以参考看看。

对我来说免费版的容量其实挺够用的,所以我从不吝惜把搜集到的资料一股脑地往Evernote里头丢,也不花工夫去做无谓的整理,我的想法是,越接近懒人的使用方式越会带来长久的效益。

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