不管是职场人或是学生,制作PPT时想必多少都遇到过需要放上组织架构与成员介绍图。

然而,组织架构本身是比较复杂的,而成员如果较多,要做好多图排版也算是比较繁琐的操作。

于是,很多人选择了土法炼钢─慢慢画、慢慢排。

Office PowerPont排版工具 SmartArt使用实例教程

 

纯形状手绘组织架构

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排不整齐的成员介绍

有些人甚至安装了插件,但却往往不知该从何用起。

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iSlide设计工具

但对PPT高手来说,要完成这个排版任务,用PPT自带的功能也只需要3秒钟。

什么功能这么强大?就是PPT内建的逻辑图表─「SmartArt」

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「SmartArt」是Microsoft 2007中新加入的特性,用户可在PowerPoint,,Excel中使用该特性创建各种图形图表。

SmartArt 图形是信息和观点的视觉表示形式。可以通过从多种不同布局中进行选择来创建SmartArt 图形,从而快速、轻松、有效地传达信息。

─百度百科

简单来说,「SmartArt」就是PPT内建的逻辑图表,主要用于表达文本之间的逻辑关系。

例如:

流程:

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电影三幕剧结构

循环:

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PDCA循环图

层次结构:

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没错,这就是我们要的组织架构图

由「插入─SmartArt」,你可找到更多类型的逻辑图表。

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选择SmartArt 图形-全部

运用这些逻辑图表,你可以将大段文字,转为简单的逻辑关系图,使信息更简洁易懂。

此外,这些由 PPT 本身自带的逻辑图表,也可以很大程度省下我们自行绘制的时间。

但如果你的使用方式是插入 SmartArt 后,再慢慢点击文本框输入文字的话,也还是比较繁琐的。

那我们该怎么做呢?

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以一开始提到的组织架构图为例。以4个步骤来快速完成文本框到逻辑图表的转换。

第一步:输入文字内容

插入一个文本框,并输入文字内容。

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第二步:区分层级关系

判断并调整文字内容的层级关系。

选中文字后,用「提高列表级别」来调整,也可以使用快捷键 Tab。

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第三步:转换逻辑图表

选中文本框,点「转换为SmartArt」选择合适的逻辑图表,就能完成一键转换。

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第四步:调整图表布局

选中图表中的项目,可以用-降级」调整项目的上下阶层,也可以用「上移-下移」调整项目的平行位置;同时也能选择整体图表是「从左至右」还是「从右至左」,以及调整项目上的「布局」。

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项目的「-降级」

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项目的「上移-下移」

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整体布局的左右顺序

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项目上的「布局」样式

最后加上标题以及简单的装饰,就完成组织架构图了。

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组织架构图

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在 SmartArt 的选择界面中,除了文本转换的逻辑图以外,你还可以看到「图片」这个选项─没错,SmartArt 也可以帮助你快速完成多张图片的排版。

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选择SmartArt 图形-图片

那具体该怎么进行转换呢?同样有4个步骤。

第一步:插入多张图片

「插入─图片」一次选取文件夹中的图片插入。

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第二步:依序选取图片

按住Ctrl 键,依序点选图片,选择的顺序会影响图片位置。

或者你也可以框选所有图片,等转换后再行调整。

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第三步:转换多图版式

「格式─图片版式」选择适合的版式来转换。

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第四步:调整图片位置

和文本的转换一样,你可以用「上移-下移」来调整图片的位置。

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图片的「上移-下移」

最后在卷标中输入文字,并搭配简单的幻灯片版式,就完成这页成员介绍图了。

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成员介绍图

除了成员介绍图以外,你还可以用这招快速制作图片墙。

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图片墙

以上提到的文本内容和图片的转换 SmartArt,对于逻辑图的制作和多图片排版,已经是相当高效了,但产出的结果相对来说也是比较单调的。

有没有办法对 SmartArt 逻辑图表做进一步的调整甚至美化呢?

你可能会需要以下的几个技巧。

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仔细拆解 SmartArt逻辑图,你会发现它就是「由基本形状组合而成的模块」。

也就是说,所有基本形状的格式(比如:填充颜色、加边框、改透明度、填充图片等),在 SmartArt 中也都能够调整。以组织架构图为例:

修改填充颜色:

按Ctrl 键选择项目,由「格式─形状填充」直接修改填充颜色。

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仅保留轮廓:

按Ctrl 键选择项目,由「格式─形状轮廓」调整轮廓线条的颜色与粗细,再将填充颜色改为无填充。

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更改形状:

按Ctrl 键选择项目,由「格式─更改形状」来改变项目的形状。

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如果是成员介绍图,因为图片版式本身的限制,就不能直接更改形状。

比如,我们想直接换成圆形,就会变成这样的椭圆。

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如果想做出圆形的成员介绍图,就得反过来先插入 SmartArt 版式,调整比例为1:1、更改形状为圆形后,再将图片加载。

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插入版式

「格式─大小」输入一样的数值,将比例改成1:1。

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调整比例

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更改形状

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加载图片

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前面提到,SmartArt 是「由基本形状组合而成的模块」,而事实上,这个「模块」还真的可以拆解出来。

你可以选择「设计─转换─转换为形状」,将 SmartArt 转换成形状的组合,并以「右键─组合─取消组合」将其拆开。

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也可以直接「右键─组合─取消组合」两次。

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如此一来,我们就能更快速地做出具设计感的作品。例如:

插入「基本循环」:

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逆时针旋转30°:

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可以做成这样的内容页:

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插入「分段棱锥图」:

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复制一份,再稍微调整排版:

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可以做成这样的封面:

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也可以将原本的逻辑图的文字内容,搭配图标作可视化设计。

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在看完这篇之后,相信你对 SmartArt也有一定的了解了。

它能让你一秒把文本内容转换成逻辑图,在后续的编辑与美化,也有很大的调整空间。可以说是PPT最强大的工具之一,值得好好利用。

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