无论你在什么样的岗位,制作 PPT 肯定是绝大多数职场人所必须的。然而,多数人使用 PPT 的设置,都是不假思索地用了默认的软件设置。这不但会让你做 PPT 效率低下,往往也在花费大把时间之后,却产出不堪入目的丑 PPT。

因此,在开始做 PPT 之前,我们必须根据自己的需求,调整好软件设置,让 PPT 更符合我们的使用习惯。

幻灯片大小

打开 PPT,最重要的区块肯定是放置内容的幻灯片本身。所以第一步,我们得先知道「如何调整幻灯片大小?」。

由「设计─幻灯片大小」,我们可以看到最常见的两种大小「标准(4:3)」和「宽屏(16:9)」。其中,「标准(4:3)」主要用于老式 CRT 显示设备,而「宽屏(16:9)」则用于当下液晶显示设备的规格。也因此,在 PPT 及其以前的版本,默认的幻灯片大小是「标准(4:3)」,而 PPT 2013 及其以后的版本,默认的幻灯片大小是「宽屏(16:9)」。你可以根据显示设备的需求,选择你制作 PPT 时的幻灯片大小。

此外,如果你的 PPT 有其他需求,也可以选择「自定义幻灯片大小」。里面除了可以设置「信纸」、「A4 纸张」或「横幅」等特别的格式大小以外,也可以自定义幻灯片的宽度和高度,以及调整幻灯片或备注的方向(纵向、横向)等。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

调整幻灯片大小

主题字体

在制作 PPT 时,最常见的肯定是插入文字内容。如果你直接在文字占位符(注:默认版面中可供输入文字内容的虚框)输入文字,或者直接插入文本框,那默认的字体就会是分辨效果较差的宋体(因其笔划粗细不一的特性,在分辨率较低的屏幕上很容易误读,显示效果也不佳),还得多费一番功夫来修改字体。因此,选择好合适的字体(例如微软雅黑,黑体字更易读),并自定义为主题字体,就能让你省却这些琐碎的修改时间。

在「设计 – 变体 – 字体」中,有很多 自动帮你配置好的主题字体可以选择。你可以在此挑选合适的字体组合,也可以直接拉到选单下方的「自定义字体」来新建主题字体。

在「自定义字体」中,分别设置好西文和中文的「标题字体」和「正文字体」(注:西文和中文字体建议分别设置,因为很多西文字体并不包含中文,而中文字体在设计考虑上也不太看重西文),并从示例中及时看到设置后的字体样式。最后,为这组「主题字体」命名后即可保存。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

设置主题字体

依循上述的步骤,你可以为不同用途、不同场合分别先设置好各自的「主题字体」,待你需要使用时,就可以直接由「设计─变体─字体」来切换。使用上会方便许多。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

切换主题字体

主题颜色

讲完了字体,我们来谈谈「主题颜色」。

在 PPT 中,修改文字或者形状、线条的颜色,也是比较常见的操作。然而,不当地使用颜色,往往是造成我们做出视觉上较为杂乱的 PPT 的原因之一。

和修改「主题字体」一样,你可以在「设计 – 变体 – 颜色」找到由 帮你配置好的主题颜色。当然,也可以点击选单下方的「自定义颜色」来新建主题颜色。

在「自定义颜色」的界面中,前四者是「文字/背景」的颜色,默认背景是浅色 1 的白色,默认文字是深色 1 的黑色;接下来的六种颜色(着色 1-6)是对应形状与图表的配色,插入形状时往往默认是着色 1,而插入图表时,则根据数据的不同序列,则依照着色 1 至着色 6 的顺序显示颜色。以上「主题颜色」与其对应的显示方式,都可以在「自定义颜色」界面中的示例看到。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

自定义颜色界面

 那该怎么修改「主题颜色」呢?

先点击你要修改的颜色选项(例如:着色 1),拉开主题颜色色盘找到「其他颜色」。接着你可以在「标准」栏挑选一种颜色来替代原本的着色 1,也可以在「自定义」栏的色盘中输入 RGB 或 HSL 数值来取得精确的颜色。这些替代颜色后的变化,都可以在右下角的「当前/新增」看到。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

设置主题颜色

如果你已将「主题颜色」设置完毕,那就为这组配色命名之后保存即可。

同样地,你也可以为不同用途、不同场合分别设置各自的「主题颜色」,需要使用时,直接由「设计 – 变体 – 颜色」来切换。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

切换主题颜色

快速访问工具栏

在调整了幻灯片大小、也设置好主题字体与颜色之后,还有什么是我们可以提前设置好的呢?这就得提到我们使用 PPT 时的一大问题了。

平常我们制作 PPT,真正会用到、且是频繁用到的功能,往往就是那么几个,例如:插入文本框、修改文字的大小颜色、插入形状或将对象对齐等。然而,这些频繁使用的功能,往往是在不同选项卡中,你必须经过甚至 3~4 次的点击才能找到。有没有办法将这些最常用的功能,集中在一起呢?有的,就是接下来要介绍的「快速访问工具栏」。

什么是「快速访问工具栏」?你可以在 PPT 界面的最上方,看到一列默认设置是「保存」、「撤销」等两三个功能的工具栏,这就是初始的「快速访问工具栏」。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

初始的快速访问工具栏

那该如何添加常用的功能到「快速访问工具栏」呢?很简单,你只需要将鼠标移动到该功能后点击「右键─添加到快速访问工具栏」,就可以将这个功能加入到「快速访问工具栏」了。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

文本框添加到快速访问工具栏

当你添加的功能稍微多了点,就会发现窗口上方挤着一整列工具,且使用时还得将鼠标移到窗口上方,颇不方便。此时,你可以拉开「快速访问工具栏」最右边的选单「自定义快速访问工具栏 – 在功能区下方显示」,就可以将这一列工具移到功能区的下方了。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

在功能区下方显示

此外,在「自定义快速访问工具栏」中,你还可以点击「其他命令」,进一步调整或者导出这个工具栏。在这个界面中,你可以调整工具栏中每个功能的顺序,也可以与左边的功能区作添加或删除。这边建议你在排列每个功能顺序时,尽量将同一类的功能集中在一起,例如:文本框与修改文本格式的一类、对齐与分布的功能放同一类……等。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

自定义快速访问工具栏

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

文本框相关功能

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

对齐相关功能

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

合并形状功能

在设置好「快速访问工具栏」之后,你可以在「其他命令 – 导入/导出」,把专属于你的「快速访问工具栏」导出自定义文件。这可以让你在另一台计算机使用 PPT 时,能够直接导入文件,而不用再重新设置「快速访问工具栏」。

调整Office PowerPont软件设置,让 Office PowerPont 更符合你的使用习惯 们必须根据自己的需求,调整好Office PowerPont软件设置

导出「快速访问工具栏」

小结一下设置「快速访问工具栏」的三个原则:

  1. 添加最频繁使用的功能
  2. 在功能区下方显示
  3. 同类的功能放在邻近的位置

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注