加班工资具体规则为:加班开始、结束时间以考勤记录为准,每小时加班费120元,不足30分钟不予计算,超过30分钟不足一小时按30分钟(0.5小时)计算。

根据上面的计费规则,我们可以采用添加辅助列的方式,将加班时间进行换算后,再计算费用。那么如何根据开始、结束时间按照规定去换算并计算加班费,就是我们今天要学习的内容,首先来看看加班统计表的格式:

Office Excel 计算加班费,省下时间去约会

 


表格中A列到D列为基础信息,可以通过考勤机获得数据。E列到I列由公式计算得出,也是我们今天重点要学习的内容,下面就来看看每一列是如何得到的。

1加班小时的计算

公式:=HOUR(D3-C3)

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这里用到了一个时间函数HOUR,从D列减C列得到的数据中提取小时位,比如D3-C3=2小时15分,用HOUR函数就可以得到结果2。

2加班分钟的计算

公式:=MINUTE(D3-C3)

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与HOUR函数类似,MINUTE可以提取D列减C列得到的数据的分钟位,例如:D3-C3=2小时15分,用MINUTE函数可以得到结果15。

通过这两个公式,我们就把加班的时间按照小时和分钟分成了两部分,接下来需要做的是按照公司加班规定,将分钟数以30分钟为单位进行换算。

3分钟数换算

公式:=FLOOR(F3,30)

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这里用到了一个按指定倍数进行舍入的函数FLOOR。函数需要两个参数,基本格式为:FLOOR(要舍入的数值,要舍入的倍数)。举个简单的例子来看看函数的效果:=FLOOR(M2,3)

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公式将M列的一组数值按照3的倍数进行舍入,得到了N列。不到3的1倍的,都舍去,返回0;到1倍但不足2倍的,都舍为3;到2倍但不足3倍的,都舍为6,以此类推。

同理,在我们换算加班分钟数的时候,要以30分钟为标准进行舍入,函数的第二参数自然就是30了。小于30的都为零,大于等于30同时不足60的,就返回30。

通过以上三步,我们得到了加班小时数和经过换算的分钟数,接下来就要计算用于计费的加班时长了。

4加班计费时长公式:=E3+G3/60

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这里G3/60的意思就是将换算后的分钟数转换为小时数。

5加班费的计算

公式:=H3*120

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加班费计算就非常简单了,用加班时长*120就可以了。

可能有些朋友觉得上面的方法有点麻烦,为了计算加班时长使用了三个辅助列,能不能直接计算出加班时长呢?

当然可以,这需要用到一个非常厉害的函数TEXT,公式为:

=FLOOR(TEXT(D3-C3,"[m]")/60,0.5)

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辅助列的方法适合新手,思路比较简单,而使用了TEXT函数虽然简化了计算步骤,但是公式比较有难度,简单来说明一下这个公式的意思。

TEXT(D3-C3,"[m]")这部分是将时间差按照分钟格式进行显示,结果如G列所示。TEXT函数可以将数值转换为指定格式的文本。[m]这个格式代码,表示用分钟数显示经过的时间,不足一分钟的舍去。TEXT函数最玄妙的就是可以使用众多的格式代码得到各种各样的显示结果。

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在前几天的教程中,我们有讲过TEXT这个函数的多种使用方法,不熟悉的小伙伴可以回顾下《能做条件判断的文本函数,你见过吗?》

明白了这一点下面的就好理解了,将分钟数除以60转为小时,再利用FLOOR函数将小时数按0.5的倍数进行舍入,就得到了加班时长。

小结

1. 在今天的例子中,我们用到了两个时间函数HOUR和MINUTE,这两个函数在考勤计算中经常会用到,函数也非常容易理解;

2. 在计算时间差的时候,可以直接相减;

3. 相信很多朋友可能是第一次接触到FLOOR这个函数,在遇到按固定倍数进行舍入的时候,使用这个函数非常方便;

4. 接触到TEXT函数在时间计算方面的应用,这是很重要的一个知识点,如果大家对这个函数感兴趣可以留言,今后会针对这个函数的用法发布一些教程。

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